Apa itu E-Katalog dan Proses Pembelian Barang/Jasa Melalui E-Purchasing

Kebijakan tentang pengadaan barang/jasa melalui mekanisme e-purchasing dengan sistem katalog elektronik (E-katalog) merupakan kebijakan baru yang bertujuan untuk menunjang proses pengadaan pemerintah pada era Internet of Things (IoT) agar selaras dengan perkembangan jaman.

Sistem E-katalog juga mendorong organisasi pemerintah baik pusat maupun daerah untuk bertransformasi memotong rantai birokrasi, memudahkan prosedur, dan mengubah mekanisme pengadaan barang/jasa yang bertujuan agar organisasi lebih responsif, transparan dan accessible sehingga terjadi check and balance.

Pengertian E-Katalog

Berdasarkan Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) Nomor 12 Tahun 2021 Tentang Katalog Elektronik disebutkan bahwa:

E-katalog adalah sistem informasi elektronik yang memuat informasi berupa daftar, jenis, spesifikasi teknis, Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN), produk dalam negeri, produk Standar Nasional Indonesia (SNI), produk industri hijau, negara asal, harga dan informasi lainnya dari berbagai penyedia barang/jasa.

E-katalog terdiri atas katalog elektronik nasional, katalog elektronik sektoral dan katalog elektronik lokal. E-katalog meliputi barang, pekerjaan konstruksi dan/atau jasa lainnya.

Sementara itu, e-Purchasing adalah tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem e-katalog yang diselenggarakan dan dikembangkan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP). E-katalog dan e-Purchasing merupakan bagian dari pengadaan secara elektronik atau e-Procurement.

E-Purchasing sendiri diselenggarakan dengan tujuan agar tercipta proses pemilihan barang/jasa secara langsung melalui sistem e-katalog sehingga memungkinkan semua UKPBJ dapat memilih barang/jasa pada pilihan terbaik dengan efisiensi biaya dan waktu proses pemilihan barang/jasa yang relatif lebih cepat daripada proses tender dengan metode yang lain.

Berdasarkan hal tersebut di atas, pengadaan secara e-katalog ini akan memberikan manfaat terhadap tegak dan berdirinya prinsip tatanan good governance, yaitu akuntabel dan transparan, sehingga mampu mendorong gerakan reformasi administrasi publik.

Kriteria Barang/Jasa E-Katalog

Sesuai Perlem LKPP Nomor 9 Tahun 2021  Tentang Toko Daring dan Katalog Elektronik menyebutkan bahwa kriteria barang/jasa e-katalog dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yaitu:

1. Tipe barang/jasa umum, yaitu meliputi barang/jasa yang dibutuhkan oleh K/L, barang/jasa standar atau dapat distandarkan, dan kebutuhan barang/jasa yang bersifat berulang.
2. Tipe produk inovasi, yaitu produk yang ditetapkan oleh Menteri/Pimpinan Lembaga yang membidangi urusan pemerintahan di bidang penelitian, pengembangan,pengkajian, dan penerapan serta invensi dan inovasi yang terintegrasi.

Alur Pembelian Barang Menggunakan E-Katalog

Terbangunnya sistem e-katalog, maka seluruh satuan kerja baik pusat maupun daerah dalam pengadaan barang/jasa tidak perlu melakukan proses pelelangan, namun dapat langsung memanfaatkan sistem ini dengan prosedur e-Purchasing. Berikut ini alur E-purchasing melalui E-katalog dilakukan:

Alur e-Katalog (Tanpa fitur Negosiasi Harga)

Alur e-Katalog (dengan Fitur Negosiasi Harga)

Berikut ini penjelasan secara garis besar alur pembelian barang/jasa secara online menggunakan e-katalog adalah sebagai berikut.

A. Pemesanan Barang/Jasa

Kriteria barang/jasa yang ada di e-katalog yaitu barang/jasa dibutuhkan oleh beberapa Kementerian/ Lembaga/Perangkat Daerah, barang/jasa standar atau dapat distandarkan dan merupakan kebutuhan barang/jasa bersifat berulang.

LKPP menayangkan daftar, merek, jenis, spesifikasi teknis, harga dan jumlah ketersediaan pada Katalog Elektronik Nasional melalui aplikasi yang dikembangkan oleh LKPP pada https://e-katalog.lkpp.go.id. Berikut tahapan pemesanan barang/jasa yang dilakukan oleh PPK:

1. Berdasarkan rencana pelaksanaan pengadaan untuk pembelian barang melalui e-katalog yang ditetapkan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), maka PPK atau pejabat pengadaan melakukan login ke SPSE dan masuk ke link link ‘Aplikasi e-Procurement Lainnya’.
2. PPK/Pejabat pengadaan kemudian membuat paket pembelian barang/jasa melalui aplikasi e-purchasing sesuai informasi spesifikasi teknis barang dan HPS yang diberikan PPK dan data barang yang terdapat pada e-katalog.
3. PPK/Pejabat Pengadaan kemudian mengirimkan permintaan pembelian barang/jasa kepada penyedia yang terdaftar pada e-katalog melalui aplikasi e-purchasing. Permintaan pembelian ini bisa diikuti dengan negosiasi harga atau tidak.
4. Penyedia barang/jasa akan melihat permintaan pembelian tersebut kemudian memberikan persetujuan atas permintaan pembelian barang/jasa tersebut selambat-lambatnya tiga hari kerja sejak tanggal pemesanan barang/jasa. Persetujuan pembelian barang/jasa dari pihak penyedia secara otomatis akan ternotifikasi pada paket pembelian.
5. PPK/Pejabat Pengadaan mengirimkan permintaan pembelian barang/jasa yang telah disetujui oleh penyedia melalui aplikasi e-purchasing.
6. PPK/Pejabat Pengadaan mengirimkan surat pesanan pembelian barang/jasa kepada penyedia  pada sistem e-katalog melalui aplikasi e-purchasing.

B. Perjanjian Pembelian Barang/Jasa

Pihak PPK dan Penyedia melakukan persetujuan permintaan pembelian dan kemudian PPK mendownload Perjanjian Pembelian. 

C. Pengiriman dan Penerimaan Barang atau Pelaksanaan Pekerjaan Bidang Jasa

1. Penyedia mengirimkan barang selambat-lambatnya lima hari kerja sejak tanggal transaksi untuk area Jabodetabek, sedangkan untuk area di luar jabodetabek selambat-lambatnya dilakukan tujuh hari kerja sejak tanggal transaksi pada aplikasi e-purchasing.
2. Penyedia barang memberitahukan status pengiriman barang kepada PPK melalui aplikasi e-purchasing.
3. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) menerima dan melakukan pemeriksaan barang yang dikirimkan penyedia barang sesuai surat pesanan selambat-lambatnya lima hari kerja sejak barang diterima oleh pembeli, kecuali ditentukan lain dalam surat perjanjian.
4. Jika ditemukan kerusakan dan/atau ketidaksesuaian spesifikasi barang, maka PPK menyampaikan pemberitahuan kerusakan dan atau ketidaksesuaian kepada PPK. Atas dasar pemberitahuan tersebut, PPK mengajukan permintaan penggantian dengan melampirkan Berita Acara Hasil Pemeriksanaan Barang kepada penyedia selambat-lambatnya tiga hari kerja sejak tanggal penerimaan barang. Penggantian barang juga dapat dilakukan setelah penandatanganan BAST apabila ditemukan bahwa barang tidak berfungsi atau tidak sesuai spesifikasi. Penggantian barang selambat-lambatnya empat belas hari kerja sejak tanggal BAST ditandatangani.
5. PPK membuat status penerimaan barang kepada penyedia barang melalui aplikasi e-purchasing.

D. Pembayaran

1. Pembayaran dilakukan setelah PPK menerima barang dimana barang tersebut sudah sesuai spesifikasi barang yang dipesan dan dibuktikan dengan penandatanganan BAST oleh PPK dan penyedia barang.
2. Penyedia menerbitkan kuitansi/bukti pembayaran atas pembelian barang atas nama dan ditujukan kepada PPK untuk dilakukan pembayaran atas tagihan pembelian barang tersebut. Kuitansi dipindai dan diunggah pada aplikasi e-purchasing.
3. PPK melakukan pembayaran selambat-lambatnya lima belas hari kerja setelah PPK menilai bahwa dokumen pembayaran sah dan lengkap.
4. PPK membuat status penerimaan barang melalui aplikasi e-purchasing. PPK menyampaikan surat setoran pajak selambat-lambatnya lima hari kerja sejak SP2D diterbitkan untuk pembayaran melalui LS dan selambat-lambatnya sepuluh hari kerja sejak dokumen pembayaran diterima oleh bendahara dan bendahara menilai bahwa dokumen lengkap dan sah untuk pembayaran melalui mekanisme UP.
5. PPK memasukkan data pembayaran ke dalam aplikasi e-purchasing.

Demikianlah penjelasan mengenai apa itu e-katalog dan bagaimana proses pembelian barang/jasa melalui sistem e-katalog. Semoga bermanfaat